英文就業規則の作成支援

欧米アジアのグローバル企業に対する豊富な支援実績

外資系企業の就業規則を作成・改訂する場合、海外本社やアジア統括本社のCompensation & Benefit (C&B) Directorの最終承認を受ける必要があります。グローバル展開する多国籍企業の日本法人を新たに設立する場合は、直接、本社やアジアの統括本部と内容をすり合わせることが多くなります。こういった新規法人の設立の場合は、就業規則の作成を通じた、適切な労務管理プラクティスを導入する最大のチャンスです。新規に日本に進出する外資企業の場合、比較的円滑に提案内容が受け入れられやすい傾向があります。

一方、既に日本拠点がある会社で、既存の就業規則を改訂する場合は、様々な課題が想定されます。一番多く見られるのは、日本語と英語の就業規則の内容が異なるパターンです。日本語の就業規則の細かい部分を英語版では割愛していたり、逆に英語版は、海外本社が主導して作成した従業員ハンドブック(Employee Handbook)であって、日本語の就業規則にない詳細な規定をしている場合もあります。

このような状況が生じる背景には、双方の国の労働法や社会保険の体系、人材マネジメント手法の違いに対する理解の不足があります。さらに言語の違いが一層、相互理解の妨げとなっています。結果として、説明が面倒なことは、敢えて話さない、報告しないということが起きてきます。

健全な人材マネジメント、労務管理を行うためには、こういった状況は改善する必要があります。当事務所では、日本法人、海外本社・アジア統括本社双方の考えを踏まえ、アドバイザーとして、クライアントの意向、法令遵守、市場プラクティス、リスクマネジメント、コスト、運用など多面的な検証を行い、各社の状況に最適な就業規則、附属諸規程の作成を支援しています。

英文就業規則作成サービスの内容

当事務所では、クライアント企業の状況に応じて、様々な英文就業規則作成のアプローチをご提案しています。ここでは、英文就業規則の作成・改訂プロセスに特有なプロセスに絞ってご紹介します。一般的な就業規則の作成プロセスについては、「就業規則の作成支援」ページをご覧ください。


1. 就業規則改訂プロジェクト体制の確認

当事務所の場合、英文就業規則の作成・改訂ニーズがあるのは外資系企業の日本法人です。はじめに、クライアント側の体制を確認するところから、プロジェクトが始動します。エクスパットの外国人社長やアジア本社の責任者と直接やり取りする場合や、日本人人事責任者と行うこともあります。直接のカウンターパートが誰かにより、議論用のドラフトを日本語、英語のどちらで作成するかを決定します。

2. 最新の法令に応じたアップデート

法改正に伴う就業規則内容のアップデートを行います。カウンターパートが日本人の場合は、国内企業に対する支援イメージとあまり変わりませんが、外国人の場合は、本国と日本の労働法の違いやその背景、基本的な法の趣旨を議論することが多くなります。労働法、社会保険、福利厚生の税制から時間外労働の考え方等々、話題は多岐に渡ります。

3. 訴訟時のリスクヘッジ対応

リスクマネジメントの観点から外資系企業が気にする項目は、解雇事由を含む懲戒対応や職場の服務規律などがあります。日本企業の就業規則ではあまり見られない懲戒事由や服務規律も多くみられます。平均的な日本人では有り得ないような行動を規制している場合がある一方、時間外労働など、日本で問題になりそうなポイントに対する意識はあまり高くない部分もあります。こういったギャップを埋めていく作業も議論の重要なポイントになります。

4. 人材マネジメント上の観点からの対応

外資系企業は、自社の労働条件が、競合他社との比較でどの程度の競争優位性を持っているかについて、極めて高い関心があります。したがって、就業規則に含まれる諸条件について、詳細な市場ベンチマークを実施することが少なくありません。会社間での人材の流動性が日本企業よりも高いため、常に優位性のある条件を維持し、人材の流出を抑制しておく必要があるからです。当事務所では、大手コンサルティングファームと連携して、こういった市場ベンチマークの支援も行っています。

5. 就業規則案の最終化と本社の承認

就業規則の内容が固まった段階で、海外本社・アジア本社への報告を行います。日本法人のトップがプロジェクトチームに入っていない場合は、その前に日本法人のトップにも報告を行います。外資系企業では、レポートラインが複数あるマトリックス組織になっている場合が少なくないため、ビジネスライン（人事）と地域のライン（アジア）の双方に対する報告・承認が必要な場合もあります。当事務所では、報告・承認のために資料作成、報告・質疑応答の支援まで、状況に応じて、柔軟に対応しています。

 

※ここに記載した流れは一般的な内容です。貴社の状況に応じてオーダーメイドのご提案を致します。どうぞお気軽にお問い合わせください。